Rechnungslegung

Rechnungen sind entsprechend der Vereinbarung über die elektronische Übermittlung von Rechnungen nach vollständiger Vertragserfüllung in elektronischer Form zu übermitteln bzw. als strukturierte elektronische Rechnungen lt. EU-Richtlinie 2014/55/EU über das Portal
E-RECHNUNG.GV.AT einzubringen.

Eine e-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Sie kann an die Universität Graz als E-Mail-Anhang ausgestellt werden. Wird eine auf Papier ausgestellte Rechnung von der/vom Leistenden eingescannt und elektronisch versendet, so gilt dies als Ausstellung im elektronischen Format. Eine Papierrechnung über denselben Vorgang darf nur dann ausgestellt und ausgefolgt werden, wenn darin auf die erfolgte elektronische Übermittlung Bezug genommen wird und die Papierrechnung weiters als Duplikat gekennzeichnet ist. Mittels Telefax übermittelte Rechnungen werden von der Universität Graz nicht anerkannt. Die e-Rechnung wird nur dann von der Universität Graz als Rechnung anerkannt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die e-Rechnung hat den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes 1994 (UStG 1994) zu entsprechen. Die Universität Graz akzeptiert Dokumente im PDF - Format mit den vollständigen Rechnungsmerkmalen als elektronische Rechnung bzw. die Übermittlung von strukturierten elektronischen Rechnungen wie oben beschrieben.

Auskunftspersonen:
Sandra Kulhanek
Tel.: 0316 380- 2157
E-Mail: sandra.kulhanek(at)uni-graz.at

Johann Hammer
Tel.: 0316 380- 1893
E-Mail: johann.hammer(at)uni-graz.at

Karl-Franzens-Universität Graz
Zentrale Registratur und Postadministration
Universitätsplatz 3
8010 Graz

bzw. sind Rechnungen für ad-personam-Projekte (gem. §26 UG) wie folgt auszustellen und zu übermitteln:

Frau/Herrn Professor/in M. Mustermann
c/o Karl-Franzens-Universität Graz
Zentrale Registratur und Postadministration
Universitätsplatz 3
8010 Graz

Ein verspätetes Einlangen verzögert in gleichem Ausmaß die Bezahlung. Die zur Prüfung notwendigen Unterlagen wie Lieferscheine, Stundennachweise sind auf Verlangen beizulegen. Lieferscheine und Rechnungen sind mit der Bestellnummer: 4500xxxxxx bzw. im Falle einer über E-RECHNUNG.GV.AT eingebrachten strukturierten elektronischen Rechnung mit der Auftragsreferenz BUNI-B/4500xxxxxx zu versehen. Ansonsten wird die Rechnung retourniert! Gleiches gilt für Mahnungen. Die Zahlung mit schuldbefreiender Wirkung erfolgt aufgrund der im System erstmalig hinterlegten Bankverbindung.

Fehlerhafte bzw. unvollständige Rechnungen und Rechnungen, die nicht den gesetzlichen bzw. vertraglich vereinbarten Erfordernissen entsprechen, so insbesondere Rechnungen, die nicht über die dem jeweiligen Auftrag zugeordnete SAP-Bestellnummer verfügen, werden mit einem protokollierten Reklamationsvermerk gekennzeichnet. Derart mangelhafte Rechnungen sind nicht in der Lage, die gesetzlichen Folgen einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung auszulösen. Vielmehr ist die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer verpflichtet, einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung durch eine gesetzeskonforme Rechnungsberichtigung oder durch eine Stornierung und Neuausstellung einer Rechnung nachzukommen.

Der Fristenlauf für die Fälligkeit der Forderung beginnt mit der Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung. Die Vorlage einer mangelhaften Rechnung ist daher nicht in der Lage, Prüffristen oder Zahlungsfristen auszulösen.